

1.系統兼容性與集成能力:
*問:系統能否無縫集成我們現有的OA、郵箱、日程系統(如釘釘/企業微信/飛書/Exchange)?是否需要額外開發接口?接口費用如何?
*避坑點:避免形成信息孤島,確保會議流程融入日常工作流。
2.部署模式與安全性:
*問:支持公有云、私有云還是混合部署?本地化部署的具體方案、服務器要求及數據存儲策略是什么?如何保障核心會議數據的絕對安全(加密、權限、審計)?
*避坑點:明確數據主權和合規要求,避免公有云帶來的敏感數據外泄風險。
3.功能完整性與會議場景覆蓋:
*問:請詳細演示會前材料分發加密、會中同屏批注、實時投票、電子簽名、多終端同步、會后紀要自動歸檔的全流程。是否支持復雜議程、大型會議(如數百人)?
*避坑點:確保功能滿足核心會議需求,而非僅基礎文檔查看,防止流程中斷。
4.用戶體驗與終端適配:
*問:對參會者使用的設備(Windows/Mac/iPad/安卓平板/手機)及操作系統版本有何要求?不同終端的功能一致性如何?離線使用體驗怎樣?
*避坑點:避免因設備兼容性問題導致部分人員無法有效參與,尤其是高管或外部人員。
5.實施服務與培訓支持:
*問:標準實施周期是多久?包含哪些具體服務(需求調研、配置、測試、數據遷移)?提供何種形式的用戶培訓(分層級、場次、材料)?是否有成功案例參考?
*避坑點:防止實施拖延、培訓不到位導致系統上線即閑置。
6.權限管理與流程控制:
*問:如何實現精細化的文檔權限控制(查看、編輯、下載、打印)?會議流程(如議題提交、審批、發布)如何自定義?能否與現有審批流結合?
*避坑點:確保信息保密性,滿足不同層級、角色的權限需求,規范會議管理。
7.后續運維與升級成本:
*問:年維護服務費包含哪些內容(升級、基礎技術支持)?響應時間和SLA如何?大版本升級是否額外收費?擴容成本如何計算?
*避坑點:清晰了解長期持有成本,避免隱性收費和服務縮水。
8.移動端體驗與安全性:
*問:移動端(尤其iOS/安卓)APP的功能完整性和流暢度如何?如何防止移動設備丟失導致的數據泄露(遠程擦除、強加密)?
*避坑點:移動辦公是剛需,必須確保安全便捷。
9.供應商鎖定與數據遷移:
*問:若未來更換系統,會議歷史數據(材料、批注、紀要)能否完整導出?格式是否通用(如PDF)?有無技術障礙或額外費用?
*避坑點:避免被供應商綁定,確保企業數據資產的長期可移植性。
10.成功案例與行業經驗:
*問:能否提供與我司規模、行業(尤其是強監管或高保密要求行業)相近的成功客戶案例?并安排案例客戶訪談或實地考察?
*避坑點:驗證供應商的實際交付能力和在特定場景下的成熟度。
務必要求供應商提供書面答復,并將關鍵承諾(特別是集成、安全、服務條款)寫入合同附件。深入細致的溝通是規避部署風險、確保無紙化會議成功落地的關鍵第一步。
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