*公司規模：中等規模，假設有50名員工，其中20人經常參與會議（核心參會者）。

*會議頻率：平均每月召開4次正式內部會議（如部門例會、項目評審、決策會等），每次會議平均20人參會。全年約48次會議。

*紙質資料量：每次會議每位參會者平均打印分發50頁資料（包含議程、報告、提案、PPT打印稿等）。這是一個相對保守的估計。

*成本單價：

*紙張：約0.05-0.1元/張（取中值0.075元/張）

*打印耗材（墨粉/硒鼓）：約0.1-0.3元/張（綜合打印、復印成本，取中值0.2元/張）

*紙張+耗材總單頁成本≈0.275元/張

*行政人員時薪：約25-35元/小時（取中值30元/小時）

*參會者平均時薪：約40-60元/小時（取中值50元/小時）

*文件柜/存儲空間成本：約200元/個/年（租金或折舊分攤）

*無紙化系統成本：首次投入（硬件平板/軟件許可/部署）假設為3萬元，按3年分攤，每年成本約1萬元。

節省計算（核心部分）：

1.直接打印耗材節省：

*年打印總頁數=48次會議*20人/次*50頁/人=48,000頁

*年打印耗材成本=48,000頁*0.275元/頁=13,200元

2.會議準備時間節省（行政人員）：

*每次會議打印、裝訂、分發資料平均耗時：約2小時（保守估計，大型會議或復雜資料更久）。

*年節省時間=48次*2小時=96小時

*年節省成本=96小時*30元/小時=2,880元

3.會議效率提升節省（參會者）：

*每次會議中，參會者因查找紙質資料、翻頁、等待分發補充資料等造成的效率損失，平均每人約5分鐘。

*單次會議時間節省=20人*5分鐘=100分鐘≈1.67小時

*年時間節省=48次*1.67小時≈80小時

*年節省成本（按平均時薪）=80小時*50元/小時=4,000元

4.文件歸檔、存儲與檢索節省：

*節省物理存儲空間（文件柜）：假設每年節省10個標準文件柜空間。

*節省成本=10柜*200元/柜/年=2,000元

*管理員歸檔/查找紙質文件時間節省：每周節省約2小時。

*年節省時間=52周*2小時=104小時

*年節省成本=104小時*30元/小時≈3,120元

*歸檔存儲總節省≈5,120元

核心節省小計：

*(1)打印耗材：13,200元

*(2)準備時間：2,880元

*(3)會議效率：4,000元

*(4)歸檔存儲：5,120元

*總計：25,200元

額外潛在節省（視具體情況）：

*減少差旅成本：如果系統支持遠程協作，可能減少部分非必要差旅。假設每年因此節省2次跨市短途差旅（如高鐵+住宿），每次約5000元，則節省10,000元。*(此項波動較大，不計入核心節省)*

*減少文件丟失/損壞重印：節省少量重印成本和管理時間。

*環保形象提升：難以量化，但具有長期品牌價值。

凈節省計算：

*核心年節省總額：≈25,200元

*無紙化系統年分攤成本：≈10,000元

*凈年節省=25,200元-10,000元=15,200元

結論：

對于一家擁有20名核心參會者、每月召開4次正式會議的中等規模公司，使用【欣力高】無紙化會議系統，核心直接成本節省（打印耗材、人力時間、存儲）每年約為2.5萬元。扣除系統年分攤成本（按首次投入3萬，3年分攤）后，凈節省約為1.5萬元。如果考慮遠程協作帶來的潛在差旅節省（約1萬元），總效益可能接近2.5萬元。