要與各方協調確保工程檔案管理資料同步收集，需從以下幾方面著手。首先，建立多方參與的協調機制，明確建設、施工、監理等各方在資料收集方面的職責和分工。其次，制定詳細的工程檔案收集計劃和進度表，明確各階段資料收集的時間節點和要求，并及時告知各方。再者，定期召開協調會議，溝通資料收集過程中遇到的問題，及時解決分歧。此外，還可建立資料收集的信息化平臺，方便各方實時上傳和共享資料，確保資料收集的及時性和準確性。